传统钥匙管理通常依靠人工登记。员工需要领钥匙时，由管理员打开钥匙柜、登记姓名和时间，归还时再进行一次记录。当钥匙数量达到几十把甚至上百把以后，这种方式容易出现登记遗漏、钥匙错拿以及责任无法追溯等问题。

智能钥匙柜的一个重要变化，就是把原来的人工管理转变成数字化管理。如果设备支持网络连接并配套管理系统，管理员即使不在钥匙柜现场，也可以查看钥匙状态、调整人员权限、查询使用记录，并接收部分异常提醒。

因此，远程管控已经成为智能钥匙柜比较实用的一项功能。

一、远程可以查看钥匙有没有被领走

对于工厂、物业、车队或者大型企事业单位来说，管理员最常见的需求并不是远程开柜，而是随时知道钥匙在哪里。

联网智能钥匙柜可以把每个钥匙位的状态上传到后台。

管理员登录电脑或者移动端以后，可以查看某把钥匙：

目前是否在柜;

几点被领取;

由谁领取;

是否已经归还。

例如管理人员临时需要查一辆工程车的钥匙，不需要先打电话询问值班人员，可以直接查看后台记录。

目前成熟的电子钥匙管理系统已经能够通过浏览器后台集中查看钥匙状态、用户权限和完整操作记录。Traka的联网管理平台就支持远程查看系统活动、资产状态以及访问记录。

二、人员权限可以远程调整

这是远程管控非常有价值的一项功能。

例如某维修人员原来负责A、B两个车间，可以领取两个区域的设备钥匙。

岗位调整以后，管理员不需要跑到钥匙柜现场重新设置设备，而可以直接在后台修改权限。

可以设置：

某员工能拿哪些钥匙;

几点到几点可以领取;

哪些区域禁止访问;

权限什么时候失效。

成熟系统还可以建立访问时间表，根据人员、钥匙和时间段进行授权。

对于拥有多个厂区或者物业项目的企业来说，这种方式能够明显减少现场管理工作。

三、钥匙异常可以远程提醒

如果一把重要钥匙规定晚上6点之前归还，但到了晚上8点仍然没有放回，可以通过系统设置异常提醒。

根据产品功能不同，可以采用：

系统消息;

邮件;

短信;

手机推送

等方式通知管理员。

例如车辆钥匙超时未还、机房钥匙长期被占用或者设备钥匙出现异常使用，都可以及时发现。

部分联网钥匙管理系统已经支持实时告警以及邮件、短信通知。

这比第二天查看纸质登记表以后才发现钥匙没有归还更加及时。

四、远程可以查询完整操作日志

智能钥匙柜真正解决的是“谁拿了哪把钥匙”的追溯问题。

系统通常可以记录：

用户身份;

领取钥匙编号;

领取时间;

归还时间;

登录记录;

异常操作。

如果出现设备故障、车辆问题或者重要区域异常，可以根据钥匙使用记录进行追查。

部分系统能够保存完整的24小时审计轨迹，并根据用户或者钥匙查询历史记录。

对于工厂设备管理、车辆管理和机房管理来说，这项功能往往比单纯的远程开柜更加重要。

五、多台钥匙柜可以统一管理

如果企业只有一台智能钥匙柜，本地管理通常已经可以满足基本需求。

但大型工厂、学校、物业公司或者集团企业可能在不同建筑甚至不同城市部署多台设备。

这时候远程平台可以统一管理多个柜体。

例如：

总部查看各厂区钥匙使用情况;

物业公司管理不同小区钥匙柜;

车队统一查看多个停车场车辆钥匙;

学校统一管理不同楼栋设备钥匙。

目前企业级钥匙管理平台已经可以扩展到多个地点甚至大量联网钥匙柜，并进行集中管理。

所以企业如果未来有扩展计划，采购第一台设备时就应该确认系统是否支持多柜管理。

六、能不能远程直接打开钥匙柜?

这要看具体产品。

“支持远程管控”并不等于一定支持管理员在手机上直接把柜门打开。

从安全角度考虑，很多系统更强调远程授权，而不是无限制远程开门。

例如管理员临时给某员工增加A钥匙的领取权限。

员工本人仍然需要到柜体现场，通过：

刷卡;

指纹;

人脸;

密码

完成身份认证，之后系统才释放对应钥匙。

这种设计更加合理，因为远程管理员负责授权，现场人员负责身份确认。

采购时如果确实需要远程开柜功能，应单独向供应商确认，同时了解是否有二次验证和操作日志。

七、可以和门禁、HR等系统联动

对于大型企业，智能钥匙柜还可以进一步接入现有管理系统。

例如与员工管理系统联动。

新员工入职以后，账号自动同步;

员工离职以后，钥匙权限自动取消。

还可以与门禁系统配合，让人员权限保持一致。

目前一些联网钥匙管理平台已经支持和门禁、HR以及第三方业务系统进行权限集成。

这样企业就不需要在多个系统中反复增加和删除人员。

八、远程管控不等于必须使用公有云

有些企业比较关注数据安全，不希望钥匙记录上传到外部互联网平台。

这种情况下，也可以选择部署在企业内部网络中的管理系统。

例如服务器安装在公司机房，通过局域网连接各个钥匙柜。

有权限的管理员再通过企业网络访问系统。

一些企业级钥匙管理软件本身就支持部署在企业网络中，并使用加密通信。

因此采购时可以根据企业IT安全要求选择：

本地单机;

企业局域网部署;

私有化服务器;

云端管理

等不同方案。

九、断网以后还能不能取钥匙很重要

这是采购远程管理型智能钥匙柜时很容易忽视的问题。

联网功能很方便，但工厂网络、园区网络并不能保证永远正常。

如果网络断开以后所有员工都无法领取钥匙，就可能直接影响生产。

因此，一套比较实用的系统应该能够在一定情况下保留本地授权和操作能力，网络恢复以后再同步数据。

市场上也存在既可独立运行、后续又能升级联网管理的产品。

所以采购时一定要问清楚：

断网以后哪些功能还能使用?

本地记录会不会丢失?

网络恢复后能不能自动同步?

十、企业选远程智能钥匙柜重点看什么

如果明确需要远程管理，采购时不要只问“支不支持联网”。

更应该确认远程平台到底能做什么。

比较实用的能力包括远程人员管理、钥匙权限设置、实时状态查看、操作日志查询、超时提醒、多设备集中管理以及第三方系统接口。

同时还要确认网络中断、电源故障和服务器异常情况下的应急方案。

因为智能钥匙柜真正用于工厂或者重要场所后，系统稳定性往往比功能数量更加重要。